ตู้เอกสารและกองงานบนโต๊ะ จัดตำแหน่งอย่างไรไม่บังสายตาและไม่รก
ในฮวงจุ้ยจีนแบบเบื้องต้น ตู้เอกสารควรอยู่ด้านข้างหรือด้านหลังที่นั่ง ไม่ตั้งตรงหน้าจนบังสายตา มุมตู้ไม่ชี้ตรงเข้าหาตัวคน และเว้นทางเดินให้ผ่านได้สะดวก ส่วนกองงานบนโต๊ะแนะนำให้เหลือเฉพาะงานของวันนี้ ที่เหลือจัดลงแฟ้มหรือกล่อง ซึ่งข้อแนะนำเหล่านี้ตรงกับหลักการยศาสตร์และความปลอดภัยออฟฟิศด้วย
ลองมองโต๊ะของตัวเองตอนนี้ ถ้านับกองกระดาษได้เกินสามกอง ตู้เอกสารตั้งบังหน้าจอข้าง ๆ หรือทางเดินแคบจนเดินตะแคง นั่นคือจุดที่ควรเริ่มจัดก่อน ไม่ว่าจะเชื่อเรื่องฮวงจุ้ยหรือไม่
ข้อดีของเรื่องนี้คือหลักฮวงจุ้ยจีนแบบพื้นฐานกับหลักการจัดสำนักงานที่ปลอดภัยมักชี้ไปทางเดียวกัน ทั้งสองมองว่าที่นั่งต้องมีที่ว่างด้านหน้า มีที่พิงด้านหลัง และทางเดินต้องไม่ติดขัด บทความนี้พาจัดทีละจุด
ที่ตั้งตู้เอกสารเทียบกับที่นั่ง
| ตำแหน่งตู้ | ในมุมฮวงจุ้ยจีนที่เล่ากัน | ในมุมใช้งานจริง |
|---|---|---|
| ด้านหลังที่นั่ง | ดี เหมือนมีที่พิง | หยิบต้องหมุนเก้าอี้ ต้องมีที่พอให้ลุก |
| ด้านข้างที่นั่ง | ใช้ได้ | หยิบเร็วที่สุด ไม่บังจอ |
| ตรงหน้าโต๊ะ | ไม่นิยม เพราะบังสายตาและพลัง | บังสายตา ขัดการมองไปข้างหน้า |
| ข้างประตู | ถ้ากีดขวางทางเข้าออกไม่ดี | อาจขวางทางหนีไฟ |
| ตรงทางเดินกลาง | ไม่ดี | เดินชน เสี่ยงล้ม |
ความคิดหลักของเรื่อง "ที่พิงด้านหลัง" ในฮวงจุ้ยเป็นอุปมาของมังกรคุ้มหลังและนกคุ้มหน้า ใช้อธิบายความมั่นคงของคนนั่ง ตู้ที่สูงและแข็งแรงอยู่ด้านหลังจึงถูกตีความว่าเป็นที่พิง ข้อนี้เป็นความเชื่อที่ไม่มีหลักฐานทางวิทยาศาสตร์ แต่ได้ผลทางจิตใจเพราะคนที่นั่งหลังชิดผนังมักรู้สึกปลอดภัยกว่า
ข้อที่ต้องคำนึงถึงมากกว่านั้นคือความสามารถในการหยิบแฟ้ม ลิ้นชักบนสุดของตู้ควรสูงไม่เกินระดับไหล่ และลิ้นชักล่างสุดไม่ต่ำจนต้องก้มหลังนาน ๆ
มุมแหลมกับระยะเดินรอบตู้
ฮวงจุ้ยจีนเรียกมุมแหลมที่ชี้เข้าหาคนว่า "ลูกศรพิษ" และแนะนำให้หลบ ตู้เอกสารเหล็กส่วนใหญ่มีมุมสี่เหลี่ยมคม ถ้าตั้งเป็นแนวทแยงที่มุมชี้มาที่โต๊ะ จะถูกตีความว่าไม่ดี
สิ่งที่ทำได้ทันที
- หันด้านที่เป็นหน้าลิ้นชักหรือบานเรียบเข้าหาโต๊ะ ให้มุมชี้ไปทางผนัง
- ใช้ที่ครอบมุมกันกระแทก แบบซิลิโคนหรือโฟม
- วางต้นไม้เล็กข้างตู้หนึ่งต้น ช่วยลดความแข็งของสายตา อ่านไอเดียได้ใน ไม้มงคลวางโต๊ะทำงาน
- เว้นระยะเดินรอบตู้อย่างน้อยราว 80 ถึง 90 เซนติเมตรให้คนผ่านได้สะดวก และเปิดลิ้นชักได้เต็ม
เรื่องช่องทางเดินสำคัญกว่าฮวงจุ้ย ถ้าห้องเกิดเหตุฉุกเฉิน ตู้ที่ขวางทางเดินไปประตูอาจเป็นอันตราย ส่วนข้อกำหนดความปลอดภัยในสถานที่ทำงานของบริษัทตัวเอง ให้สอบถามเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยหรือฝ่ายอาคารสถานที่
กองงานบนโต๊ะ เหลือเท่าไรจึงเรียกว่าพอดี
คนจัดโต๊ะมักเริ่มจากการทิ้งของ แต่วิธีที่ใช้ได้ง่ายกว่าคือเริ่มจากการแยกกอง
- เก็บทุกอย่างออกจากโต๊ะ แล้วเช็ดให้สะอาด
- คัดเอกสารเป็นสี่กอง ได้แก่ ต้องทำวันนี้ ต้องทำเร็ว ๆ นี้ เก็บอ้างอิง และทิ้ง
- วาง "ต้องทำวันนี้" บนโต๊ะในถาดหรือแฟ้มเดียว
- กอง "ต้องทำเร็ว ๆ นี้" ใส่กล่องข้างโต๊ะหรือลิ้นชัก
- กอง "เก็บอ้างอิง" ลงแฟ้มติดป้ายแล้วเข้าตู้
- กอง "ทิ้ง" แยกตามประเภท เอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลควรทำลายด้วยเครื่องย่อยกระดาษ
อย่าให้เหลือกองเกินสองกองบนโต๊ะ ถ้าต้องมีเกินนั้น ให้ถามว่าเอกสารเหล่านั้นอยู่ในระบบดิจิทัลแล้วหรือไม่ การสแกนเก็บช่วยลดกระดาษได้มาก แต่ต้องระวังเอกสารที่ต้องเก็บต้นฉบับตามกฎหมาย ควรตรวจกับฝ่ายบัญชีหรือกฎหมายของบริษัท
เช็กลิสต์จัดโต๊ะรายสัปดาห์ 10 นาที
ตั้งเวลาไว้ทุกวันศุกร์ก่อนกลับบ้าน
- เอาจานแก้วและขยะออกจากโต๊ะ
- แยกกระดาษที่ค้างตามสี่กองข้างต้น
- ย้ายแฟ้มที่เสร็จแล้วเข้าตู้ ติดป้ายหัวแฟ้มให้อ่านออก
- เช็ดหน้าจอ คีย์บอร์ด และพื้นผิวโต๊ะ
- ตรวจสายไฟใต้โต๊ะไม่พันกันและไม่ขวางเท้า
- เปิดลิ้นชักบนและล่างของตู้ดูว่ามีกระดาษงอหรือยัดแน่นเกินไปหรือไม่
- เขียนรายการงานของวันจันทร์ไว้บนโน้ตหนึ่งใบ
ที่คนมักข้ามคือข้อสุดท้าย การรู้ว่าเช้าวันจันทร์ต้องเริ่มอะไร ทำให้ไม่ต้องกองงานไว้บนโต๊ะเพื่อเตือนตัวเอง
ตู้เอกสารกับป้ายและการเรียงชื่อ
ตู้ที่ใช้ร่วมกันหลายคนควรมีป้ายชื่อแฟ้มชัดเจน ใช้รหัสเดียวกันทั้งทีม เช่น วันที่ ปี ชื่อโครงการ หรือเลขที่สัญญา ถ้าตู้เก็บเอกสารลับ ควรมีกุญแจและแยกผู้ถือกุญแจ ซึ่งเป็นเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล
หลักฮวงจุ้ยไม่ได้บอกเรื่องป้ายโดยตรง แต่ความเชื่อทั่วไปคือสิ่งที่เป็นระเบียบทำให้ความคิดชัด ตัวเลขและชื่อแฟ้มที่อ่านง่ายจึงเข้ากับความเชื่อนี้ ถ้าอยากต่อไปที่การจัดโต๊ะผู้บริหารหรือโต๊ะรับแขก อ่าน จัดโต๊ะผู้บริหาร และเริ่มต้นจากพื้นฐานที่ จัดโต๊ะให้ทำงานมั่นใจ
แสงบนโต๊ะก็เกี่ยวกับความรกด้วย ถ้าแสงสลัวจะดูของรกกว่าเดิมและเมื่อยตา มีคำแนะนำเรื่องโคมไฟที่ แสงโคมไฟโต๊ะทำงานถนอมสายตา และเรื่องสีโคมที่ สีโคมไฟตั้งโต๊ะตามความเชื่อ
สรุป
ถ้ามีเวลาแค่ครึ่งชั่วโมง ให้ทำสองอย่างตามลำดับ คือเคลียร์โต๊ะให้เหลือเฉพาะงานวันนี้ แล้วหันมุมตู้ไม่ให้ชี้เข้าหาที่นั่งพร้อมเปิดทางเดินให้โล่ง สองอย่างนี้ได้ผลทั้งตามฮวงจุ้ยและตามหลักความปลอดภัย ส่วนการย้ายตู้ครั้งใหญ่ ค่อยทำเมื่อมีเวลาและกำลังคน เพราะตู้เอกสารเต็มหนักมาก ควรเอาเอกสารออกก่อนเคลื่อนย้ายทุกครั้ง
