ตั้งเลขอ้างอิงสัญญาให้ย้อนหลังค้นง่ายและไม่ซ้ำ

ลูกค้าโทรมาถามว่าสัญญาเช่าอุปกรณ์เมื่อปีก่อนที่เซ็นกันไว้ ค่าปรับล่าช้าเขียนไว้เท่าไหร่ คนรับสายเปิดตู้เอกสาร เจอแฟ้มชื่อ "สัญญา ลูกค้า A ใหม่" "สัญญา ลูกค้า A ใหม่ล่าสุด" และ "สัญญา A แก้ไข" อยู่ในกองเดียวกัน ตกลงฉบับไหนเป็นฉบับที่ลงนามจริง

ปัญหานี้แก้ได้ด้วยเลขที่สัญญาที่คิดไว้ตั้งแต่ต้น ระบบไม่ต้องซับซ้อน ขอแค่ทุกคนในที่ทำงานใช้แบบเดียวกัน

เลขที่สัญญาที่ดีต้องตอบคำถามอะไรได้บ้าง

ถ้าเห็นเลขเดียวแล้วบอกไม่ได้เลยว่าเป็นสัญญาอะไร เลขนั้นยังไม่ทำหน้าที่ เป้าหมายขั้นต่ำคือตอบสามอย่างได้ทันที

• สัญญาประเภทไหน เช่น เช่า ซื้อขาย จ้างงาน บริการ
• ออกในปีใด
• เป็นฉบับที่เท่าไรของปีนั้น

ส่วนเรื่องชื่อคู่สัญญา มูลค่า หรือวันหมดอายุ ไม่ต้องยัดอยู่ในเลข ให้เก็บไว้ในทะเบียนคุมที่เป็นสเปรดชีตหรือฐานข้อมูล เพราะข้อมูลเหล่านี้เปลี่ยนได้ แต่เลขที่สัญญาควรคงที่ตลอด

โครงสร้างตัวอย่างสามแบบ เทียบกันก่อนเลือก

แบบ	ตัวอย่างรูปแบบ	เหมาะกับ	ข้อเสีย
รหัสประเภท ปี ลำดับ	ประเภท-ปี-ลำดับสี่หลัก	ธุรกิจที่มีหลายประเภทสัญญา	ต้องคุมลำดับแยกตามประเภท
ปี เดือน ลำดับ	ปีเดือน-ลำดับสามหลัก	ธุรกิจที่เซ็นสัญญาถี่ ต้องดูตามช่วงเวลา	เลขยาว ลำดับสั้นเมื่อสัญญาเยอะ
ลำดับต่อเนื่องล้วน	เลขรันต่อกันตลอด	ธุรกิจเล็กมากที่มีสัญญาไม่กี่ฉบับ	บอกไม่ได้ว่าอะไรเป็นอะไร ต้องเปิดทะเบียนทุกครั้ง

ส่วนใหญ่แบบแรกใช้ได้นานที่สุด เพราะอ่านแล้วบอกประเภทและปีได้ทันที ธุรกิจที่มีสัญญาเดียวประเภทเดียวอาจเลือกแบบที่สองหรือสาม แต่ควรคิดไว้ล่วงหน้าว่าอีกสามปีจะมีประเภทเพิ่มหรือไม่

กติกาห้าข้อที่ทำให้เลขไม่ซ้ำ

1. ใช้ทะเบียนคุมเลขแห่งเดียว ไม่ให้แต่ละแผนกแยกรันเอง
2. ออกเลขก่อนร่างสัญญา ไม่ใช่หลังเซ็น เพื่อไม่ให้ร่างหลายฉบับแย่งกันใช้เลข
3. เลขที่ออกแล้วไม่ถอนคืน ถ้าสัญญายกเลิกให้ลงสถานะในทะเบียน
4. ใช้ตัวคั่นและจำนวนหลักเท่ากันทุกฉบับ เช่นลำดับสี่หลักเติมศูนย์นำหน้า
5. ฉบับแก้ไขต่อท้ายด้วยรหัสแก้ไข เช่น ต่อท้ายว่าแก้ไขครั้งที่หนึ่ง ไม่ออกเลขใหม่ทับ

ข้อสามคนมักข้าม พอสัญญายกเลิก ก็อยากเอาเลขนั้นไปใช้กับฉบับใหม่เพราะเสียดาย ผลคือทะเบียนมีช่องว่างที่อธิบายไม่ได้ และถ้าถูกตรวจสอบย้อนหลังจะลำบาก

เรื่องเลขมงคลกับเลขที่สัญญาขัดกันไหม

ในความเชื่อเลขศาสตร์ไทยและจีน คนจำนวนหนึ่งชอบเลขบางตัวและเลี่ยงเลขบางตัว เช่นชอบเลขที่ออกเสียงคล้ายคำดีในภาษาจีน และเลี่ยงเลขสี่ในบางกลุ่ม เจ้าของธุรกิจบางรายจึงอยากให้เลขที่สัญญาไม่มีเลขที่ตนไม่ชอบ

ถ้าอยากเอาความเชื่อมาใช้ ทำได้ในจุดที่ไม่กระทบระบบ เช่นเลือกรหัสเริ่มต้นของลำดับ หรือเลือกเลขอักษรย่อประเภทสัญญา แต่ไม่ควรกระโดดข้ามลำดับเพื่อเลี่ยงเลข เพราะผลคือทะเบียนมีช่องว่างและค้นยากกว่าเดิม ความเชื่อเป็นเรื่องของความสบายใจ ส่วนความถูกต้องของเอกสารเป็นเรื่องของระบบ ควรแยกสองอย่างออกจากกัน

ใครสนใจดูมุมเลขศาสตร์ของธุรกิจ อ่านต่อที่ เลขมงคลสำหรับธุรกิจ และ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีกับเลขศาสตร์

ทะเบียนคุมสัญญาควรมีคอลัมน์อะไร

ทะเบียนคุมไม่ต้องใช้โปรแกรมแพง สเปรดชีตที่แชร์ได้ก็พอ คอลัมน์ที่ควรมี

• เลขที่สัญญา
• ประเภท
• คู่สัญญา
• วันที่ลงนาม
• วันเริ่ม และวันสิ้นสุด
• มูลค่าหรือเงื่อนไขสำคัญ
• ผู้รับผิดชอบภายใน
• สถานที่เก็บต้นฉบับ
• สถานะ ใช้งาน หมดอายุ ยกเลิก
• ลิงก์ไฟล์สแกน

ตั้งการแจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนสัญญาหมดอายุ เช่นสามสิบวัน จะช่วยได้มากกว่าการค้นแฟ้มทีหลัง สำหรับกำหนดเวลาการเก็บเอกสารตามกฎหมาย ให้ตรวจกับกรมสรรพากรหรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้าตามประเภทกิจการของตน ไม่ควรเดาจากบทความ

อุปกรณ์เก็บเอกสารที่ช่วยให้ระบบเลขใช้ได้จริง

เลขที่ดีแค่ไหนก็ไม่ช่วยถ้าแฟ้มจริงกองรวมกัน ซองพลาสติกใสขนาดเล็กใช้ใส่ฉบับสำเนาหรือเอกสารแนบ และคลิปบอร์ดช่วยถือเอกสารไปเซ็นนอกสถานที่โดยไม่ยับ ทั้งสองอย่างเป็นของอำนวยความสะดวก ไม่ได้เป็นระบบเก็บเอกสารถาวร ต้นฉบับสัญญาที่ต้องเก็บหลายปีควรเก็บในแฟ้มกระดาษปลอดกรดหรือตู้ที่ปลอดภัยแทน

สรุป

เลือกโครงสร้างประเภท ปี ลำดับ ถ้ามีสัญญาหลายประเภท หรือแบบลำดับล้วนถ้ามีไม่กี่ฉบับ แล้วเปิดทะเบียนคุมวันนี้ โดยเริ่มจากสัญญาที่ยังมีผลอยู่ก่อน ค่อยย้อนไปจัดฉบับเก่าทีหลัง ถ้าต้องการเลขเสริมตามความเชื่อ ให้ใช้กับรหัสต้นทางหรือเลขเริ่มต้น ไม่ใช้ข้ามลำดับ

อ่านเรื่องเลขในธุรกิจเพิ่มได้ที่ เลขบัญชีธนาคารมงคล และ จิตวิทยาตัวเลขราคาในการค้าไทย