จ่ายเงินเดือนพนักงานงวดแรก เจ้าของกิจการเล็กควรรู้ธรรมเนียมอะไร

วันที่เจ้าของร้านเล็ก ๆ ต้องจ่ายเงินเดือนก้อนแรกให้ลูกจ้างคนแรก มักเป็นวันที่รู้สึกว่าธุรกิจเริ่มเป็นของจริง และเป็นวันที่หลายคนเพิ่งนึกได้ว่าไม่รู้ว่าต้องทำอะไรบ้างนอกจากโอนเงิน บทความนี้เรียงเป็นคำถามที่เจ้าของมือใหม่มักสงสัย

ตกลงอะไรกับพนักงานก่อนเริ่มงาน

สิ่งที่ควรชัดตั้งแต่ก่อนวันแรกคือ อัตราเงินเดือน วันที่จ่าย วิธีจ่าย และอะไรบ้างที่หักหรือเพิ่ม เช่น ค่าล่วงเวลา โบนัส ค่าอาหาร จดเป็นข้อความสั้น ๆ ให้ทั้งสองฝ่ายถือไว้คนละฉบับ แม้เป็นกิจการเล็กที่รู้จักกันมาก่อน

ข้อนี้คนมักข้าม เพราะรู้สึกว่าเป็นคนรู้จักไม่ต้องทำเป็นทางการ แต่ความเข้าใจไม่ตรงกันเรื่องเงินคือเหตุที่ทำให้ความสัมพันธ์เสียเร็วที่สุด

จ่ายแบบไหน โอนหรือซอง

การโอนเข้าบัญชีทำให้ทั้งสองฝ่ายมีหลักฐานโดยไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม และลดข้อโต้แย้งเรื่องจำนวนเงิน ส่วนซองเงินเดือนแบบเงินสดยังเป็นธรรมเนียมที่ร้านบางแห่งใช้ พนักงานบางคนชอบเพราะรู้สึกว่าเป็นการให้ด้วยมือ

ถ้าใช้ซอง ควรเขียนจำนวนเงินและวันที่ไว้บนซองหรือในสลิปแนบ และให้พนักงานเซ็นรับ เก็บสำเนาไว้ในแฟ้มเดียวกันทุกเดือน การจดบัญชีรายจ่ายแบบง่ายอ่านเพิ่มได้ในสมุดบัญชีรายรับรายจ่ายตามความเชื่อ

ส่วนที่เป็นกฎหมาย ต้องถามหน่วยงานโดยตรง

เรื่องต่อไปนี้ไม่ใช่เรื่องธรรมเนียม และเงื่อนไขเปลี่ยนได้ตามกฎหมายล่าสุด จึงไม่ขอระบุตัวเลขหรือแบบฟอร์ม

• การคุ้มครองแรงงาน เช่น กำหนดการจ่ายค่าจ้างและหลักฐาน ถามกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน
• ประกันสังคม นายจ้างต้องทำอะไรเมื่อมีลูกจ้าง ถามสำนักงานประกันสังคม
• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ถามกรมสรรพากรหรือสำนักงานบัญชีที่ไว้ใจ

กิจการเล็กจำนวนมากจ้างสำนักงานบัญชีรายเดือนเพื่อจัดการส่วนนี้ ซึ่งคุ้มกว่าการพลาดแล้วต้องแก้ย้อนหลัง

จ่ายตรงวัน ธรรมเนียมที่ไม่มีใครเขียนไว้

ธรรมเนียมที่ใช้กันจริงในกิจการเล็กคือ จ่ายตรงตามวันที่ตกลง และถ้ามีเหตุให้ช้า แจ้งพนักงานก่อนถึงวันจ่ายอย่างน้อยหนึ่งวัน ไม่ใช่ให้พนักงานมาถาม

พนักงานคนแรกมักจำได้ตลอดว่างวดแรกจ่ายเมื่อไร และจะเทียบกับเจ้าของคนอื่นต่อไป งวดแรกที่ตรงเวลาจึงสร้างความเชื่อใจมากกว่าที่คิด ในแง่ความเชื่อของไทย การจ่ายค่าจ้างให้เป็นธรรมเป็นส่วนหนึ่งของการค้าที่ชอบธรรม แต่ข้อนี้เป็นความเชื่อที่ไม่ใช่เหตุผลทางกฎหมาย

ความเชื่อเรื่องวันดีและซองเงินเดือน

บางร้านถือว่าวันจ่ายเงินเดือนงวดแรกควรเป็นวันดี หรือใส่ซองสีแดงตามความเชื่อจีนเพื่อเป็นสิริมงคล บางร้านจุดธูปขอพรเจ้าที่ก่อนส่งซอง เป็นธรรมเนียมของแต่ละร้าน ไม่มีหลักฐานว่าสีซองหรือวันที่ส่งผลต่อกำไรของกิจการ

ถ้าอยากทำ ให้ทำแบบไม่เปลี่ยนวันที่ตกลงกับพนักงาน ใช้เวลาส่งซองหรือกล่าวขอบคุณเป็นช่วงที่ถือฤกษ์ได้ ส่วนเรื่องเงินเดือนเลื่อนไปวันดีไม่ควรทำ เรื่องความเชื่อกับเงินอีกหลายด้านอ่านต่อที่วันมงคลสำหรับเรื่องการเงิน และพิธีเงินวันแรกของร้าน

หลังจ่ายงวดแรก

เก็บหลักฐานการจ่าย บันทึกลงสมุดบัญชี และนัดดูตัวเลขของเดือนหน้าเลยว่าเงินสดพอจ่ายรอบถัดไปไหน เพราะกิจการเล็กจำนวนมากไม่ได้ขาดทุน แต่ขาดสภาพคล่องตอนต้นเดือน

ถ้ายังมีรายการเปิดร้านที่ต้องจัดให้เรียบร้อย ดูการเตรียมเปิดร้าน ส่วนการยืมเงินมาจ่ายเงินเดือนในช่วงขาดมือ ควรอ่านความเชื่อเรื่องยืมและให้ยืมเงิน เพื่อดูมุมที่ผู้ใหญ่ในครอบครัวมักเตือน

สรุป

ก่อนถึงวันจ่ายงวดแรก ให้เขียนข้อตกลงเรื่องวันจ่ายและวิธีจ่ายให้ทั้งสองฝ่าย ถามเรื่องประกันสังคมกับภาษีจากหน่วยงานหรือสำนักงานบัญชีให้เรียบร้อย แล้วเตรียมเงินสำรองให้พอจ่ายอย่างน้อยสองงวดถัดไป ส่วนซองสีแดงหรือธูปไหว้เป็นเรื่องที่เสริมกำลังใจได้ ถ้าทำแล้วสบายใจ แต่ไม่ควรมาแทนการจ่ายตรงเวลา