เลขที่ใบเสร็จและใบกำกับภาษี ตั้งรูปแบบอย่างไรให้ค้นหาง่ายและไม่ซ้ำ

สิ้นเดือนเปิดลิ้นชักเจอใบเสร็จสองใบที่เลขที่เหมือนกัน คนละลูกค้า คนละยอด อีกใบเลขข้ามจาก 0042 ไปเป็น 0045 ไม่มีใครจำได้ว่า 0043 กับ 0044 ไปอยู่ไหน เจ้าของกิจการเล็กที่ออกเอกสารด้วยมือหรือด้วยไฟล์ Excel เจอสถานการณ์นี้ได้โดยไม่ต้องทำอะไรผิดร้ายแรง แค่ไม่ได้วางรูปแบบเลขที่ไว้ตั้งแต่ต้น

เรื่องนี้เป็นเรื่องระบบมากกว่าเรื่องดวง แต่ก็มีคนถามบ่อยว่าควรเลือกเลขมงคลให้ใบเสร็จไหม จึงเอามารวมไว้ด้วยในท้ายบทความ

รูปแบบเลขที่ที่เปิดดูแล้วเข้าใจทันที

เลขที่เอกสารที่ดีบอกอย่างน้อยสามอย่างได้ในพริบตา คือเอกสารอะไร ออกปีไหนหรือเดือนไหน และเป็นลำดับที่เท่าไร ตัวอย่างโครงสร้างที่นิยม

ส่วน	ตัวอย่าง	หน้าที่
รหัสเอกสาร	INV, RC, TAX	แยกประเภท
รหัสสาขา (ถ้ามี)	A, B, 01	แยกจุดออกเอกสาร
ปี หรือ ปีเดือน	2701	เรียงตามเวลาและกันเลขซ้ำข้ามปี
เลขลำดับ	0001	ไล่ต่อเนื่อง

ประกอบกันเป็น INV-A-2701-0001 หรือ RC-2701-0001 ใช้ขีดคั่นเพราะมองเห็นขอบเขตชัด และเลขลำดับเติมศูนย์นำหน้าให้ความยาวเท่ากัน ทำให้การเรียงในโปรแกรมตารางไม่สลับ (ไม่เช่นนั้น 10 จะมาก่อน 2)

ลำดับ และการไม่ข้ามเลข

เลขลำดับควรไล่ทีละหนึ่ง ถ้ามีเลขข้าม ต้องอธิบายได้ว่าเพราะอะไร เช่น ใบที่ถูกยกเลิก ซึ่งให้เก็บต้นฉบับไว้พร้อมเขียนว่ายกเลิก ไม่ทิ้งหรือฉีกทิ้ง นักบัญชีและผู้ตรวจสอบมักมองเลขที่ที่หายไปเป็นสัญญาณให้ถามต่อ

สำหรับใบกำกับภาษี มีข้อกำหนดเฉพาะจากกรมสรรพากรเรื่องรายการที่ต้องแสดงและการเก็บ ข้อกฎหมายตรงนี้ควรตรวจที่เว็บไซต์กรมสรรพากรหรือถามนักบัญชีที่ดูแลกิจการ เพราะข้อกำหนดมีประกาศปรับเป็นระยะ

แยกชุดเมื่อมีหลายสาขาหรือหลายประเภท

ร้านที่ออกเอกสารจากเครื่องเดียวใช้ชุดเดียวได้ แต่ถ้ามีสองสาขา หรือมีทั้งใบเสร็จและใบส่งของ ควรแยกรหัส เพราะต่อให้ออกพร้อมกันก็ไม่ชนเลขกัน และตอนสรุปยอดจะค้นเป็นกลุ่มได้

ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อยคือสองสาขาใช้สมุดใบเสร็จเล่มเดียวกันแล้วเลขซ้ำ หรือสองคนเปิดไฟล์เทมเพลตเดียวกันบนคนละเครื่อง ได้เลขล่าสุดเลขเดียวกัน วิธีแก้คือแยกสมุดหรือแยกรหัสสาขา

ตัวอย่างข้อผิดพลาดที่ควรเลี่ยง

• ใส่ชื่อลูกค้าในเลขที่เอกสาร ทำให้เลขยาวและแก้ยาก
• ใช้วันที่เต็มแปดหลักรวมเลขลำดับ ทำให้ค้นหายากและพิมพ์ผิดง่าย
• เริ่มลำดับใหม่ทุกวันโดยไม่มีวันที่ในเลข เลขซ้ำข้ามวัน
• เขียนเลขด้วยมือสลับกับพิมพ์ จนรูปแบบไม่เหมือนกัน
• ใช้ตัวอักษรที่อ่านสับสน เช่น O กับ 0 และ I กับ 1

ถ้าทำเป็นไฟล์ ให้ล็อกคอลัมน์เลขที่ไม่ให้แก้ด้วยมือ ใช้สูตรหรือโปรแกรมบัญชีออกเลขให้ อย่างน้อยก็ลดโอกาสพิมพ์ผิด

ค้นหาย้อนหลังต้องทำอย่างไร

เมื่อมีเลขที่ตามแบบข้างต้น การค้นเอกสารย้อนหลังง่ายขึ้นมาก เช่น หาเอกสารเดือนมกราคมปีนี้ก็แค่ค้นรหัสปีเดือน ถ้าเก็บเป็นกระดาษ ให้เรียงแฟ้มตามเลขลำดับ ถ้าเก็บเป็นไฟล์ ตั้งชื่อไฟล์ตรงกับเลขที่เอกสาร เช่น INV-2701-0001.pdf ร้านที่ตั้งชื่อไฟล์ตามชื่อลูกค้าจะเจอปัญหาเมื่อลูกค้ารายเดียวมีเอกสารสิบฉบับ ก็หาเลขที่ที่ต้องการลำบาก

ตรายางวันที่ช่วยในกรณีที่เอกสารคู่ฉบับถูกส่งต่อไปเก็บที่อื่น เพราะตอกวันรับวันจ่ายลงไปตรงที่ว่าง ไม่ทับเลขที่เอกสาร

เรื่องเลขมงคลกับเลขที่เอกสาร

ในความเชื่อไทยและจีน เลขบางตัวถูกมองว่าดีหรือเลี่ยง เช่น เลข 9 ที่คนไทยนิยม หรือเลข 4 ที่คนจีนบางกลุ่มเลี่ยง เรื่องเหล่านี้เป็นความเชื่อ ไม่มีหลักฐานว่าเลขที่ใบเสร็จมีผลกับดวงการเงิน และไม่มีตำราหลักที่บอกเรื่องนี้ตรง ๆ

ถ้าอยากใช้เลขมงคลจริง ให้ใช้กับส่วนที่ไม่รบกวนลำดับ เช่น รหัสสาขา หรือเลขเริ่มของปี และยังคงไล่เลขต่อเนื่องเหมือนเดิม วิธีที่ไม่ควรทำคือข้ามเลขที่ถือว่าไม่ดี เพราะสร้างช่องว่างที่ต้องอธิบายตอนตรวจสอบ ดูแนวคิดเรื่องเลขในธุรกิจเพิ่มเติมที่เลขมงคลสำหรับธุรกิจ และการเช็กเลขทะเบียนธุรกิจ

สรุป

เลือกรูปแบบเดียวที่คนในร้านจำได้ แล้วใช้ไปตลอดทั้งปี โครงสร้างรหัสเอกสาร ปีเดือน และเลขลำดับเติมศูนย์ใช้ได้กับร้านเล็กถึงกลาง ถ้าเป็นใบกำกับภาษีให้เช็กกับกรมสรรพากรหรือนักบัญชีก่อนเริ่มพิมพ์ชุดแรก ส่วนเลขมงคลเก็บไว้ใช้กับรหัสสาขาหรือเลขที่ร้านได้ แต่ไม่ควรไปตัดช่องในลำดับเลขที่เอกสาร ถ้าอยากอ่านต่อเรื่องตัวเลขกับยอดเงินดูที่จิตวิทยาตัวเลขราคาในการค้าไทย