จดทะเบียนบริษัทกับ DBD ต้องรู้อะไรก่อนเลือกฤกษ์

ผู้ก่อตั้งบริษัทรายหนึ่งวางแผนไว้อย่างดี ขอฤกษ์เปิดบริษัทจากพระที่นับถือ ได้วันที่ถูกใจ แต่พอถึงเวลาจริงกลับพบว่าชื่อบริษัทที่จองไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าหมดอายุไปก่อนถึงวันฤกษ์เพียงสองวัน เพราะไม่รู้ว่าชื่อที่จองไว้มีกำหนดเวลาใช้งานจำกัด สุดท้ายต้องเริ่มขั้นตอนจองชื่อใหม่ทั้งหมด และฤกษ์ที่ตั้งใจไว้ก็หลุดไปโดยปริยาย

เรื่องแบบนี้ป้องกันได้ถ้าเข้าใจกระบวนการจดทะเบียนจริงของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าตั้งแต่ต้น ก่อนไปขอฤกษ์จากใครก็ตาม

จองชื่อนิติบุคคลก่อน คือขั้นตอนแรกที่ต้องทำก่อนคิดเรื่องฤกษ์

ก่อนจะยื่นจดทะเบียนบริษัทได้ ผู้ก่อตั้งต้องจองชื่อนิติบุคคลผ่านระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและรอผลอนุมัติก่อนเสมอ ชื่อที่จองไว้ต้องไม่ซ้ำหรือคล้ายกับชื่อนิติบุคคลที่จดทะเบียนไปแล้ว ขั้นตอนนี้ใช้เวลาตรวจสอบระยะหนึ่ง และที่สำคัญคือชื่อที่ได้รับอนุมัติมีอายุใช้งานจำกัด ไม่ใช่จองไว้ได้ตลอดไป

จุดที่คนมักพลาดคือไปขอฤกษ์เปิดบริษัทก่อน แล้วค่อยมาจองชื่อทีหลัง ทำให้บางครั้งฤกษ์ที่ได้มาตกอยู่นอกช่วงเวลาที่ชื่อยังใช้งานได้ ลำดับที่ถูกต้องคือจองชื่อให้ผ่านก่อน แล้วค่อยนำกรอบเวลาที่ชื่อยังไม่หมดอายุไปให้ผู้ดูฤกษ์ใช้ประกอบการเลือกวัน

ระบบ e-Registration ทำงานอย่างไร ต่างจากยื่นด้วยตนเองตรงไหน

กรมพัฒนาธุรกิจการค้าเปิดให้ยื่นจดทะเบียนผ่านระบบออนไลน์ที่เรียกว่า e-Registration ซึ่งช่วยให้ผู้ก่อตั้งไม่ต้องเดินทางไปสำนักงานด้วยตนเอง สามารถกรอกข้อมูล แนบเอกสาร และลงลายมือชื่อทางอิเล็กทรอนิกส์ได้จากที่ใดก็ได้ที่มีอินเทอร์เน็ต

อย่างไรก็ตาม การเข้าถึงระบบได้ตลอดเวลาไม่ได้แปลว่าคำขอจะได้รับการอนุมัติทันที เจ้าหน้าที่ยังคงตรวจสอบและดำเนินการเฉพาะในวันและเวลาทำการราชการเหมือนการยื่นแบบเดิม หากยื่นเรื่องในวันหยุด ระบบจะรับคำขอไว้ก่อน แล้วเจ้าหน้าที่จะดำเนินการต่อในวันทำการถัดไป ผู้ที่ต้องการให้ฤกษ์ตรงกับวันที่จดทะเบียนสำเร็จจริง จึงยังต้องยึดวันทำการเป็นกรอบเดิม ไม่ต่างจากที่อธิบายไว้ในฤกษ์เปิดบริษัทเลือกวันอย่างไรให้เหมาะกับธุรกิจ

เอกสารและค่าธรรมเนียมที่ต้องเตรียมให้พร้อมก่อนวันฤกษ์

นอกจากชื่อนิติบุคคลที่อนุมัติแล้ว การจดทะเบียนบริษัทยังต้องใช้เอกสารประกอบอีกหลายรายการ เช่น หนังสือบริคณห์สนธิ รายชื่อผู้ถือหุ้นและกรรมการ ที่ตั้งสำนักงานพร้อมหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ และแบบฟอร์มจดทะเบียนตามที่กรมกำหนด รวมถึงค่าธรรมเนียมจดทะเบียนซึ่งคำนวณตามทุนจดทะเบียนของบริษัท

เอกสารเหล่านี้ควรเตรียมให้ครบก่อนถึงวันฤกษ์อย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ เพื่อให้มีเวลาแก้ไขหากเจ้าหน้าที่ตรวจพบข้อผิดพลาด เพราะการแก้เอกสารกะทันหันในวันฤกษ์อาจทำให้พลาดกำหนดเวลาที่ตั้งใจไว้

ตารางเปรียบเทียบขั้นตอนที่ต้องทำก่อนและหลังวันฤกษ์

เช็กลิสต์ก่อนกำหนดฤกษ์จดทะเบียนบริษัท

• จองชื่อนิติบุคคลและรอผลอนุมัติจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้เรียบร้อยก่อน
• ตรวจสอบวันหมดอายุของชื่อที่จองไว้ แล้วเลือกฤกษ์ให้อยู่ภายในกรอบเวลานั้น
• เตรียมเอกสารกรรมการ ผู้ถือหุ้น และที่ตั้งสำนักงานให้ครบก่อนวันฤกษ์
• เลือกวิธียื่นเรื่อง ระหว่าง e-Registration ออนไลน์ หรือยื่นด้วยตนเองที่สำนักงาน
• ยืนยันว่าวันฤกษ์ที่เลือกตรงกับวันทำการของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

ข้อควรระวัง

• ขอฤกษ์ก่อนจองชื่อนิติบุคคล — อาจทำให้ฤกษ์ที่ได้มาตกอยู่นอกช่วงเวลาที่ชื่อยังใช้งานได้ ควรจองชื่อให้ผ่านก่อนเสมอ
• เข้าใจผิดว่ายื่นออนไลน์ได้ทุกวันแปลว่าจดทะเบียนสำเร็จทุกวัน — การอนุมัติยังขึ้นกับวันเวลาทำการของเจ้าหน้าที่เหมือนเดิม
• เตรียมเอกสารกะทันหันในวันฤกษ์ — ควรเตรียมให้ครบล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์เพื่อมีเวลาแก้ไขหากมีข้อผิดพลาด

ตัวอย่างจริง: จดทะเบียนบริษัทแล้วต้องทำอะไรต่อทันที

ลองดูเคสสมมติที่ใกล้เคียงสถานการณ์จริง ผู้ก่อตั้งรายหนึ่งจดทะเบียนบริษัทสำเร็จตามฤกษ์ที่ตั้งใจไว้ แต่ยังไม่รู้ว่าหลังจดทะเบียนแล้วต้องดำเนินการอะไรต่อในทันที จึงปล่อยเวลาผ่านไปหลายสัปดาห์โดยไม่ได้เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท ทำให้ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินหรือรับชำระเงินจากลูกค้ารายแรกในนามนิติบุคคลได้ทันตามแผนธุรกิจที่วางไว้

หลังจดทะเบียนสำเร็จ สิ่งที่ควรทำต่อทันทีคือขอหนังสือรับรองบริษัทจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเพื่อใช้เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท จากนั้นพิจารณาว่าธุรกิจเข้าเกณฑ์ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ หากมีรายได้เกินเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดต้องยื่นคำขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มภายในระยะเวลาที่กำหนดเช่นกัน และหากมีการจ้างพนักงาน ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างกับสำนักงานประกันสังคมด้วย ขั้นตอนเหล่านี้ล้วนมีกรอบเวลาของตัวเอง ผู้ก่อตั้งที่วางแผนเฉพาะฤกษ์จดทะเบียนอย่างเดียวโดยไม่เผื่อเวลาสำหรับขั้นตอนต่อเนื่อง มักเสียโอกาสทางธุรกิจในช่วงแรกไปโดยไม่จำเป็น

จดทะเบียนบุคคลธรรมดา ห้างหุ้นส่วน หรือบริษัทจำกัด ใช้เวลาต่างกันไหม

ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนพาณิชย์แบบบุคคลธรรมดาใช้เวลาดำเนินการสั้นที่สุด เพราะไม่ต้องผ่านขั้นตอนจองชื่อนิติบุคคลหรือจัดทำหนังสือบริคณห์สนธิ สามารถยื่นเอกสารและได้ใบทะเบียนพาณิชย์ภายในวันเดียวหากเอกสารครบถ้วน เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่เจ้าของคนเดียวรับผิดชอบทั้งหมด

ห้างหุ้นส่วนจำกัดใช้ขั้นตอนใกล้เคียงกับบริษัทจำกัด คือต้องจองชื่อนิติบุคคลก่อน แต่เอกสารประกอบมักน้อยกว่าเพราะไม่ต้องมีโครงสร้างผู้ถือหุ้นและกรรมการซับซ้อนเท่าบริษัทจำกัด ส่วนบริษัทจำกัดใช้เวลานานที่สุดในสามรูปแบบ เพราะต้องผ่านทั้งขั้นตอนจองชื่อ จัดทำหนังสือบริคณห์สนธิ ประชุมจัดตั้งบริษัท และแต่งตั้งกรรมการตามกฎหมาย ผู้ที่ต้องการเลือกฤกษ์ให้ทันตามแผนธุรกิจจึงควรเผื่อเวลาเตรียมเอกสารมากขึ้นตามความซับซ้อนของรูปแบบธุรกิจที่เลือก โดยเฉพาะบริษัทจำกัดที่มีผู้ถือหุ้นหลายคนต้องนัดเวลาให้ทุกฝ่ายว่างพร้อมกันสำหรับขั้นตอนลงนามด้วย

ตราประทับบริษัท จำเป็นต้องมีไหมในปัจจุบัน

ผู้ก่อตั้งหลายคนยังเข้าใจว่าบริษัทจำกัดต้องมีตราประทับเสมอเหมือนในอดีต แต่กฎหมายปัจจุบันไม่ได้บังคับให้บริษัทต้องมีตราประทับอีกต่อไป บริษัทสามารถเลือกได้ว่าจะกำหนดให้มีตราประทับในหนังสือบริคณห์สนธิและข้อบังคับหรือไม่ หากเลือกไม่มีตราประทับ การลงนามเอกสารสำคัญจะใช้เพียงลายมือชื่อกรรมการตามที่ระบุไว้ในหนังสือรับรองบริษัท

หากผู้ก่อตั้งต้องการมีตราประทับไว้ใช้งาน เช่น เพื่อความน่าเชื่อถือในการทำธุรกรรมกับคู่ค้าบางราย สามารถสั่งทำตราประทับได้หลังจดทะเบียนบริษัทเสร็จแล้ว โดยไม่จำเป็นต้องมีตราประทับพร้อมตั้งแต่วันฤกษ์จดทะเบียน เพราะตราประทับไม่ใช่เอกสารที่ต้องยื่นในขั้นตอนจดทะเบียน ผู้ก่อตั้งจึงไม่ต้องกังวลเรื่องนี้เพิ่มเติมในวันที่ไปยื่นเอกสารกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

สรุป

ฤกษ์จดทะเบียนบริษัทจะมีความหมายจริงก็ต่อเมื่อวางอยู่บนกระบวนการที่ถูกต้องของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ตั้งแต่การจองชื่อนิติบุคคลให้ผ่านก่อน การเตรียมเอกสารให้ครบ ไปจนถึงการเลือกวันทำการที่เหมาะสมไม่ว่าจะยื่นผ่านระบบออนไลน์หรือด้วยตนเอง เมื่อเข้าใจกรอบความเป็นจริงของระบบราชการแล้ว การเลือกฤกษ์ก็จะกลายเป็นเรื่องที่วางแผนได้แม่นยำขึ้น ไม่ต้องเจอปัญหาฤกษ์หลุดเพราะรายละเอียดขั้นตอนที่มองข้ามไป