ตั้งรหัสสินค้า SKU ให้ทีมจำและตรวจสต็อกง่ายอย่างไร

ร้านที่มีสินค้าสิบกว่ารายการยังจำชื่อสินค้าได้หมด แต่พอถึงร้อยกว่ารายการ เสื้อเชิ้ตสีฟ้าไซซ์ M กับสีฟ้าอ่อนไซซ์ M เริ่มปนกัน คนนับสต็อกสองคนนับไม่ตรง และใบสั่งของส่งผิดสี รหัส SKU เกิดมาเพื่อแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ

SKU ย่อมาจาก stock keeping unit คือรหัสภายในที่ร้านกำหนดเองให้สินค้าแต่ละแบบ แต่ละสี แต่ละไซซ์ ต่างจากบาร์โค้ดสากลที่ผู้ผลิตออกให้ ในคอลัมน์หมวดเลขธุรกิจ นี่เป็นเลขอีกประเภทที่ไม่เกี่ยวกับโชคลาง แต่กระทบการทำงานประจำวันมากกว่าเบอร์มงคลหลายเท่า

สามหน้าที่ที่ SKU ต้องทำให้ได้

รหัสที่ดีต้องตอบได้สามอย่าง อย่างแรกคือบอกได้ว่าสินค้าอะไร คนอ่านรหัสแล้วเดาหมวดได้โดยไม่ต้องเปิดตาราง อย่างที่สองคือไม่ซ้ำ หนึ่งรหัสต่อหนึ่งแบบ ไม่ว่าจะต่างกันที่สีหรือไซซ์ และอย่างที่สามคือพิมพ์หรือสแกนผิดแล้วสังเกตได้ เช่น ไม่มีรหัสสองตัวที่ต่างกันแค่ตัวเดียว

เลือกโครงสร้างรหัส เทียบสองแบบที่ใช้กันบ่อย

แบบ	หน้าตา	ข้อดี	ข้อเสีย
รหัสเรียงลำดับล้วน	000123	สั้น เพิ่มสินค้าง่าย	อ่านไม่บอกอะไร ต้องเปิดตาราง
รหัสมีความหมาย	SH-BL-M	บอกหมวด สี ไซซ์ในตัว	ยาวกว่า ต้องวางกติกาให้ชัด

ร้านขนาดเล็กถึงกลางที่มีสินค้าหลายสีหลายไซซ์มักได้ประโยชน์จากแบบมีความหมาย เพราะพนักงานใหม่เรียนรู้ได้เร็ว ส่วนแบบเรียงลำดับล้วนเหมาะกับร้านที่มีโปรแกรมคลังเต็มรูปแบบและสแกนทุกอย่าง ไม่มีใครต้องอ่านรหัสด้วยตา

ตัวอย่างโครงรหัสสำหรับร้านเสื้อผ้า

สมมติร้านขายเสื้อเชิ้ต กางเกง และผ้าพันคอ สามารถแบ่งรหัสเป็นสามถึงสี่ช่วง

1. ช่วงหมวด สองตัวอักษร เช่น SH แทนเสื้อเชิ้ต PN แทนกางเกง SC แทนผ้าพันคอ
2. ช่วงรุ่น สองถึงสามหลัก เช่น 01 02 ตามลำดับที่เปิดขาย
3. ช่วงสี สองตัวอักษร เช่น BL ฟ้า RD แดง WH ขาว
4. ช่วงไซซ์ หนึ่งถึงสองตัว เช่น S M L หรือ 38 40

ผลลัพธ์ เช่น SH-02-BL-M คือเสื้อเชิ้ตรุ่นสอง สีฟ้า ไซซ์ M คนในร้านอ่านเข้าใจภายในสองวินาที ถ้าร้านไม่มีสินค้าที่ต้องแยกไซซ์ ก็ตัดช่วงสุดท้ายออกได้ ไม่ต้องใส่ให้ครบทุกช่วงตามสูตร

กติกาที่ควรเขียนไว้ก่อนใช้จริง

หลังออกแบบโครงเสร็จ ให้เขียนกติกาสั้น ๆ ไว้ในไฟล์เดียวที่ทีมเปิดดูได้ ข้อที่ควรมี

• ความยาวไม่เกินราว 10 ถึง 12 ตัวอักษรรวมขีด
• ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ไม่ผสมตัวเล็กตัวใหญ่
• เลี่ยงตัวอักษรที่หน้าตาคล้ายตัวเลข เช่น O กับ 0, I กับ 1
• ใช้ขีดคั่นช่วงทุกครั้ง ไม่ใช้เว้นวรรคเพราะโปรแกรมบางตัวตัดทิ้ง
• ห้ามใช้รหัสซ้ำเมื่อสินค้าเลิกขาย
• มีคนรับผิดชอบหนึ่งคนที่เป็นผู้อนุมัติรหัสใหม่

ข้อสุดท้ายคนมักข้าม แต่ปัญหาจริงมักเกิดตอนมีหลายคนเพิ่มสินค้าและต่างคนต่างตั้งรหัสตามความเข้าใจของตัวเอง ภายในสามเดือนรหัสจะไม่เป็นระเบียบ

จัดตำแหน่งชั้นเก็บให้สอดคล้องกับรหัส

ถ้าคลังเล็ก ทำป้ายชั้นเก็บเป็นรหัสหมวด เช่น ชั้น SH ชั้น PN และเรียงสินค้าตามรหัสในชั้น คนนับสต็อกเดินตามลำดับได้ ไม่ต้องกลับไปกลับมา ร้านที่ขยายขึ้นอาจเพิ่มรหัสตำแหน่ง เช่น A-03-2 หมายถึงโซน A ชั้นสาม ช่องสอง แยกเป็นอีกชุดจาก SKU ไม่ควรเอาตำแหน่งมาผสมในรหัสสินค้า เพราะเมื่อย้ายชั้นแล้วรหัสต้องเปลี่ยนด้วย

เรื่องเลขมงคลกับรหัสสินค้า

บางร้านอยากได้รหัสที่ลงท้ายด้วยเลขโชคดี เช่น 9 หรือ 8 หรืออยากเลี่ยงเลข 4 ตามความเชื่อจีน ซึ่งเป็นเรื่องที่ทำได้ถ้าไม่กระทบระบบ แต่ควรระวังสองจุด จุดแรกคือการข้ามเลขทำให้รหัสเว้นเป็นช่วง ๆ ทีมอาจสงสัยว่ามีสินค้าหายไป จุดที่สองคือเมื่อธุรกิจโตและรหัสเต็มช่วงเลข 8 ก็จะต้องเปลี่ยนโครงอยู่ดี

ข้อแนะนำจากฝั่งปฏิบัติคือปล่อยให้รหัสภายในทำหน้าที่ของมันอย่างเดียว ส่วนเลขมงคลให้ใช้กับสิ่งที่ลูกค้าเห็นและจำ เช่น เบอร์โทรร้านหรือเลขที่ตั้ง อ่านแนวคิดเรื่องนี้เพิ่มได้ที่ เลขมงคลสำหรับธุรกิจ และ ตัวเลขราคาที่คนไทยรู้สึกดี

ย้ายจากรหัสเก่าไปรหัสใหม่อย่างไรไม่ให้ระบบพัง

ร้านที่ใช้ระบบเดิมมาหลายปีกลัวว่าเปลี่ยนแล้วข้อมูลหาย วิธีที่ปลอดภัยคือทำตารางจับคู่รหัสเก่ากับรหัสใหม่ในสเปรดชีตก่อน ทดลองกับสินค้าหมวดเดียวสองสัปดาห์ แล้วจึงขยายไปหมวดอื่น ในช่วงเปลี่ยนให้เก็บรหัสเก่าไว้ในคอลัมน์ข้าง ๆ ทั้งใบสั่งซื้อและใบส่งของ จนกว่าของเก่าหมดจากคลัง อย่ารีบลบรหัสเก่าออกจากระบบ เพราะใบเสร็จย้อนหลังยังอ้างถึงอยู่

สรุป

เลือกโครงรหัสแบบมีความหมายถ้าสินค้ามีสีและไซซ์หลายแบบ เขียนกติกาสั้น ๆ ให้ทุกคนทำตาม และให้มีผู้อนุมัติรหัสคนเดียว ส่วนเลขมงคลให้ใช้กับเลขที่ลูกค้าเห็น ไม่ใช่รหัสภายใน ถ้าตอนนี้สินค้ายังไม่ถึงห้าสิบรายการ เริ่มจากสเปรดชีตแผ่นเดียวและโครงสามช่วงก็พอ ไม่ต้องซื้อโปรแกรมคลังราคาสูงตั้งแต่ต้น