ประชุมผู้ก่อตั้งครั้งแรกหลังจดบริษัท ควรเลือกวันและเรียงวาระอย่างไร

บริษัทจดเสร็จ ได้หนังสือรับรองมาแล้ว ผู้ก่อตั้งสามคนมีไอเดียครบ แต่ยังไม่มีใครรู้แน่ว่าใครจะเซ็นสัญญา ใครคุมเงิน และเงินที่ลงไปกี่บาทจะใช้ซื้ออะไรก่อน นี่คือสถานการณ์ที่ประชุมครั้งแรกควรเข้ามาเติม

คำถามคือจะเลือกวันอย่างไร และเรียงเรื่องที่คุยให้ไม่ลื่นไหลไปทางเดียวจนลืมประเด็นสำคัญ

เลือกวันประชุมโดยคำนึงสามเรื่อง

เรื่องแรกคือความว่างของทุกคน ถ้าผู้ก่อตั้งคนหนึ่งเข้าไม่ได้ เอกสารที่ตกลงมักถูกถามซ้ำภายหลัง ให้ถามช่วงว่างล่วงหน้าราวสองถึงสามสัปดาห์ แล้วนัดวันที่ครบทุกคนเป็นหลัก

เรื่องที่สองคือความเชื่อ ถ้าทีมใช้ฤกษ์ตามโหราศาสตร์ไทยหรือตามความเชื่อจีน ให้เปิดรายการวันที่ว่างแล้วให้ผู้รู้ที่ทีมนับถือช่วยเลือกจากนั้น วิธีนี้ไม่บีบให้เลือกวันที่มีคนมาไม่ได้ ข้อมูลเรื่องฤกษ์เปิดบริษัทมีที่ ฤกษ์เปิดบริษัทและวิธีเลือกวัน ถ้าต้องการอ่านต่อ

เรื่องที่สามคือวันที่ที่ไม่ชนกำหนดสำคัญอื่น เช่น ปลายเดือนที่คนต้องปิดงบหรือส่งงานลูกค้า วันที่ทุกคนใจจดจ่อกับอย่างอื่นมักประชุมแล้วได้ผลน้อย

ลำดับวาระประชุมที่ไล่จากง่ายไปยาก

เริ่มจากเรื่องที่ไม่ต้องเถียง คือทบทวนข้อมูลที่จดทะเบียนไว้ ได้แก่ ชื่อบริษัท ทุนจดทะเบียน ที่ตั้ง กรรมการ และผู้มีอำนาจลงนาม ทุกคนควรเห็นภาพเดียวกันว่าข้อมูลบนเอกสารเป็นอย่างไร

ต่อมาจึงเข้าเรื่องบทบาท ใครทำอะไร ใครมีอำนาจตัดสินใจเรื่องใด และเรื่องไหนต้องให้ทุกคนเห็นด้วย เมื่อบทบาทชัดแล้วค่อยคุยเรื่องเงิน จะลดความตึงเครียดลงได้มาก

ลำดับ	วาระ	ผลลัพธ์ที่ควรได้
1	ทบทวนข้อมูลบริษัท	ทุกคนรับรู้ข้อมูลตรงกัน
2	แบ่งหน้าที่และอำนาจตัดสินใจ	ตารางความรับผิดชอบ
3	เงินทุนและค่าใช้จ่ายสามเดือนแรก	งบเบื้องต้นและเงื่อนไขการเบิก
4	บัญชีธนาคารและผู้เซ็น	รายชื่อผู้ลงนามและวงเงิน
5	แผนงานเดือนแรก	เป้าหมายที่วัดได้สามข้อ
6	พิธีไหว้ (ถ้าเลือกทำ)	ปิดการประชุมอย่างพร้อมกัน

ถกเรื่องเงินทุนให้ละเอียดพอ

เงินคือจุดที่ข้อตกลงปากเปล่ามักพังภายหลัง ควรบันทึกว่าแต่ละคนถือหุ้นเท่าใด ชำระเงินแล้วเท่าไร และส่วนที่ยังไม่ชำระกำหนดถึงเมื่อไร ถ้ามีเงินกู้จากผู้ก่อตั้ง ให้เขียนว่าเป็นเงินกู้หรือเงินลงทุน เพราะผลทางบัญชีและภาษีต่างกัน

คำถามที่ควรถามในที่ประชุมคือ ถ้าเงินหมดก่อนกำหนดจะเติมอย่างไร ใครเติม และเติมในสัดส่วนไหน ฟังดูไม่น่ารื่นเริง แต่คุยตอนยังไม่มีปัญหาง่ายกว่าคุยตอนเงินขาด

รายละเอียดทางกฎหมายและภาษีให้ตรวจกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมสรรพากร หรือผู้ทำบัญชีที่ทีมใช้บริการ เพราะเงื่อนไขของบริษัทแต่ละประเภทต่างกัน ที่นี่จึงไม่ระบุตัวเลขหรือค่าธรรมเนียม เพราะอาจเปลี่ยนตามประกาศล่าสุด

เปิดบัญชีและมอบอำนาจให้ชัด

ถ้ามีผู้มีอำนาจลงนามหลายคน ควรตกลงในที่ประชุมว่าเซ็นอย่างไร เช่น ต้องเซ็นสองคนร่วมกันเมื่อเกินวงเงินเท่าใด และใครเป็นคนเก็บตราประทับบริษัท ธนาคารจะขอเอกสารตามที่ธนาคารกำหนด ให้ตรวจกับสาขาที่จะเปิดบัญชีโดยตรง

ฤกษ์เปิดบัญชีมีบทความแยกไว้ที่ ฤกษ์เปิดบัญชีบริษัท ส่วนเรื่องผู้ก่อตั้งหลายคนที่ต่างเชื่อฤกษ์ของตัวเองอ่านต่อได้ที่ จดบริษัทหลายหุ้นส่วนควรใช้วันเกิดของใคร

จดบันทึกการประชุมไม่ให้เป็นภาระ

ให้คนหนึ่งเป็นผู้จด หมุนเวียนกันได้ในครั้งต่อไป จดเป็นสามช่อง คือเรื่องที่ตกลง ผู้รับผิดชอบ และกำหนดเสร็จ ใช้สมุดเล่มเดียวกันตลอด เพื่อเปิดย้อนดูเมื่อเกิดข้อสงสัย

ถ้าอยากมีสมุดแพลนเนอร์สำหรับจดการประชุมและตารางงาน มีแบบเล่มรายวัน A5 ที่ใช้เป็นสมุดประจำตัวผู้ก่อตั้งได้ ข้อดีคือพกง่ายและปกหนังเทียมทนทาน ข้อเสียคือถ้าประชุมบ่อยหน้ากระดาษอาจไม่พอ ต้องสำรองเล่มเสริม

พิธีไหว้สั้นปิดการประชุม

บริษัทไทยหลายแห่งมีพิธีไหว้เจ้าที่หรือไหว้พระประจำออฟฟิศในวันเริ่มต้น ถ้าทีมสนใจ ให้จัดหลังจบประชุมสั้น ๆ ราว 5 ถึง 10 นาที ใช้ธูป ดอกไม้ และน้ำ ผู้ก่อตั้งทุกคนยืนไหว้ด้วยกัน ใครไม่สะดวกก็ยืนเฉย ๆ ได้

ต้องเข้าใจก่อนว่าพิธีนี้เป็นความเชื่อ ไม่มีผลตามกฎหมายหรือผลทางการเงิน ประโยชน์ที่ตรวจได้คือทุกคนได้ใช้ช่วงเวลาเดียวกันตั้งใจสำหรับสิ่งที่จะทำต่อ ซึ่งสร้างความรู้สึกร่วมได้พอสมควร

สรุป

ลำดับที่ใช้ได้จริงคือ เลือกวันที่ทุกคนว่าง ให้ผู้รู้เลือกฤกษ์จากชุดวันนั้นถ้าทีมใช้ฤกษ์ แล้วเดินวาระตั้งแต่ข้อมูลที่ตกลงแล้วไปจนถึงเงินและบทบาท ปิดด้วยเอกสารสรุปที่ทุกคนรับทราบ ถ้าต้องตัดสินใจระหว่างรอฤกษ์ดีกับประชุมเร็ว ให้ยึดประชุมเร็วก่อน เพราะข้อตกลงที่ช้าเสียหายมากกว่าวันที่ไม่ตรงฤกษ์ ส่วนเรื่องภาษีมูลค่าเพิ่มหลังจดบริษัทอ่านต่อที่ ฤกษ์จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหลังตั้งบริษัท และเรื่องทุนจดทะเบียนดูที่ ตัวเลขทุนจดทะเบียนตามความเชื่อเลขศาสตร์